Record Macro pada Spreadsheet Menghemat Waktu untuk Mengolah Data Ujian Siswa
April 21, 2017
Bagi pengguna aplikasi Spreadsheet semacam Excel (Microsoft Office), LibreOffice Calc, dan Spreadsheet (OpenOfice Org) yang sudah mahir pekerjaan Record Macro adalah hal biasa dan mungkin hanya cocok bagi orang awam .
Benar bahwa pekerjaan yang kita lakukan berulang-ulang dikarenakan data yang mesti kita olah sangat banyak, tentu membosankan dan melelahkan. Hal ini juga sangat memerlukan banyak waktu. Dengan Record Macro kita bisa merekam proses kerja kemudian menerapkannya untuk hal serupa sehingga dalam waktu yang sangat-sangat singkat pekerjaan olah data bisa diselesaikan.
Saya contohkan jika suatu ketika kita diminta mengolah data nilai siswa untuk kepentingan Ujian Nasional, maka kita harus bisa menyelesaikan dengan benar dan secepat mungkin. Ingat ini bukan jamannya olah data yang menggunakan mesin ketik!
Dari data tersebut akan dibuat format tabel untuk setiap siswa seperti gambar berikut :
- Langkah pertama adalah menyederhanakan tabel agar hanya bagian yang penting saja yang akan terolah. Misalnya dari Ilustrasi 1, hapus baris 1 {Nilai Semester} dan kolom A {No} sehingga tabel sederhana seperti Ilustrasi 3.
- Pekerjaan yang dapat kita lakukan adalah mengolah data awal tersebut salah satunya dengan men-TRANSPOSE data agar formatnya mirip dengan format akhir. Ini adalah salah satu langkah alternatif bagi orang awam. Dalam hal ini daftar mata pelajaran semula berada di bagian baris atas diubah menjadi bagian kolom paling kiri, sedangkan kolom nama yang tadinya berada pada kolom kiri diubah menjadi bagian baris di atas.
Cara men-TRANSPOSE:
1. Kopi bagian yang penting saja (dalam contoh ini saya hanya mengkopi range mata pelajaran dan nama siswa).
2. Tempatkan pointer pada cell di mana data tersebut akan di letakkan.
3. Klik kanan pada cell tadi pada pilih Transpose pada Paste Option.
- Pada kolom A kita lakukan format text yang mengarah vertikal agar mendaftar, blok kolom tersebut, klik kanan, Format Cells -> Alignment -> Ubah orientasi teks menjadi 0 derajat (degree) sehingga hasilnya seperti ilustrasi berikut.
- Langkah berikutnya adalah menghapus kolom A (tapi kita mesti ingat urutan mata pelajarannya) dan juga border (garis-garis tabel) perlu dihapus. Sisipkan 2 baris kosong di bawah baris nama (untuk judul kolom tabel) dan beri warna beda pada baris nilai semester 4 (baris 10-15), untuk membedakan nilai semester 3 dan 4. Hasilnya seperti ilustrasi berikut.
- Oh ya sedikit trik terkait fungsi iterasi yang akan kita gunakan, tambahkan pada ujung sebelah kanan kolom akhir (kolom U) tulisan apa saja misalnya stop, agar semua data terproses, nanti kalau sudah beres boleh hapus kolom akhir ini.
Pekerjaan berikutnya adalah membuat MACRO (merekam LANGKAH KERJA dengan RECORD MACRO)
- Tempatkan Active cell pada B1. Pastikan menge-klik Use Relative References (pada tab menu View -> tab Macros -> klik spin (segitiga kecil) pilih Use Relative References).
- Kemudian klik Record Macro… kalau kita sudah siap melakukannya, maka akan muncul pop up menu isian, isikan seperlunya, jangan lupa memberi nama macro dan membuat shortcut ctrl+…(saya contohkan Ctrl+r). Ini bertujuan jika hendak menjalankan macro kita tinggal menggunakan shorcut tersebut.
- Berikutnya adalah membuat satu tabel secara manual (untuk data satu siswa saja), ubahlah seperti format tabel jadi (seperti ilustrasi 1 di atas). Caranya sisipkan kolom sebelah kanan siswa pertama (cell B1) sebanyak yang diperlukan (dalam contoh ini saya sisipkan sebanyak 7 kolom).
- Lakukan pekerjaan secara manual: bisa menambahkan Tulisan pada beberapa cell seperti No, Mata Pelajaran, Semester 3, 4, dll, memindah kolom tabel, memformat garis batas (border), memberikan warna cell, menulis rumus perhitungan tertentu dll sesuai format tabel yang kita harapkan. Jika semua sudah selesai format tabel seperti yang diharapkan, letakkan pointer pada cell pada nama siswa di urutan ke-3 (cell J1). Selesai…. Silahkan Klik Stop recording… toolbar-nya ada pada bagian saat kita Record Macro… atau di bagian kiri bawah halaman lembar kerja Excel kita.
- Sampai di sini kita bisa mencoba kerja macro untuk tabel siswa kedua, caranya tempatkan pointer pada cell nama siswa ke-3; Tekan shorcut key Ctrl+r seperti yang anda tentukan sebelumnya (saat akan me-record macro).
- Jika hasilnya persis tabel yang kita buat namun berisi data siswa ke-2 maka itu berarti pekerjaan kita telah benar.
- Nah kalau siswanya banyak sekali anggaplah 200 siswa maka kita perlu menekan Ctrl+r tadi sebanyak sisa-nya yang belum dibuatkan tabel. Jadi tetep capek deh… agar hanya cukup sekali klik tombol Ctrl+r kita lakukan sedikit tambahan pada macro. Caranya klik menu macro -> view macro – klik edit dan tambahkan baris (setelah baris komentar yg ditandai awal dengan ‘…..) ketikkan :
Do Until Activecell.Value=""
dan pada bagian bawah sebelum End Sub tuliskan
Loop seperti ilustrasi berikut :
- Coba jalankan macro tadi dan tunggu beberapa detik kemudian data anda akan terubah secara menyeluruh menjadi tabel sesuai yang diharapkan. Data tadi akan diubah menjadi tabel per siswa dan tabelnya berderet ke kanan (secara horisontal).
Apabila teman-teman ingin melihat hasil record macro yang sudah selesai silahkan klik
Sekian dulu ya teman-teman pembahasan pada kesempatan kali ini. Mohon dimaafkan apabila ada kesalahan (jangan lupa beri komentar yang bagus ya). Terima kasih.
